Especialista em produtividade listou soluções e práticas que devem ser evitadas por quem não quer perder tempo e terminar suas tarefas

A vida de um empreendedor é atarefada, com dezenas de preocupações e afazeres. Nesse contexto, é comum ter um dia em que não é possível terminar tudo. É claro que é complicado ter um dia que renda, mas pode ser que você esteja fazendo algo que atrapalhe a sua produtividade.

Christian Barbosa, especialista em produtividade, listou 10 dicas para quem quer organizar seu tempo e realizar todas as tarefas. Dentre elas, há soluções ditas há tempos – "tenha uma agenda!" – e práticas que devem ser evitadas, mas que muita gente nem desconfia que sejam prejudiciais. Confira:

2) Planeje três dias à frente: O ideal é que o empreendedor saiba quais são seus apontamentos com o máximo de antecedência possível. "Quando o empreendedor monta seu cronograma três dias à frente, ele consegue distribuir melhor a carga de trabalho", diz Barbosa.

3) Guarde um tempo para os imprevistos: Em um expediente de oito horas ou mais, há sempre tempo para que algum imprevisto apareça: problemas com clientes, trabalhos extras, reuniões que levam mais tempo que o planejado... em resumo, sempre tem um pepino. Para Barbosa, não tem jeito: os imprevistos vão aparecer. "Um recurso que um empreendedor pode usar para atenuar as emergências é resolver as tarefas já previstas em um tempo menor e deixar uma ou duas horas do dia reservadas para imprevistos", afirma ele. Assim, o empreendedor estará livre para resolver problemas mais rapidamente e, caso um milagre aconteça e nada surja, ele poderá adiantar tarefas de outros dias.

4) Adote hábitos saudáveis: Segundo Barbosa, uma pausa no trabalho não é perda de tempo. Ele afirma que práticas defendidas por nutricionistas, como alimentação a cada três horas e a ingestão de dois litros de água por dia, devem ser seguidas durante o expediente. "Quando uma pessoa se alimenta direito, ela se sente melhor. Consequentemente, ela aumenta sua produtividade e consegue dar conta de todos os seus afazeres."

5) Saia do Facebook: Parar um pouco e dar uma olhada nas mídias sociais é de praxe para quem trabalha em frente a um computador. A influência dessas plataformas na produtividade de um trabalhador é considerada nociva por alguns e não tão ruim assim para outros. Barbosa faz parte do primeiro grupo. "O Facebook é um ladrão sorrateiro de tempo", diz ele. Ninguém está recomendando a proibição das redes sociais no ambiente de trabalho, mas é importante que elas sejam acessadas com parcimônia.

6) Cuidado com o e-mail: O especialista recomenda que programas de e-mail não fiquem abertos no computador. "O hábito de responder e-mails imediatamente é ruim, pois interrompe tarefas e diminui a concentração." Para Barbosa, o ideal é que as mensagens sejam respondidas durante intervalos entre compromissos.
Outro ponto abordado por Barbosa é o tempo que uma pessoa que não domina o computador perde toda vez que escreve um e-mail. "Se a pessoa não sabe mexer nos programas, é melhor perder tempo apenas uma vez, aprendendo como usar a ferramenta, do que gastar preciosos minutos toda vez que for escrever algo", afirma ele.

7) Reuniões demais fazem mal: Barbosa começa a falar de reuniões relembrando uma característica de muitos empreendedores com quem ele teve contato. "A impressão que dá é que tem muita gente que é viciada em reunião e as fazem até quando elas não são necessárias. Pior: fazem reuniões longas e cansativas que não trazem benefício a ninguém", diz o especialista. Para Barbosa, os empreendedores devem fazer reuniões somente quando for realmente necessário. E, de preferência, às sextas-feiras. "É comum ver pessoas marcando reuniões às segundas. Este é o pior dia da semana, já que todos estão começando a semana e estão cheio de atividades. Quando o encontro ocorre na sexta, os funcionários chegam na semana seguinte sabendo exatamente o que têm que fazer."

8) Saiba o que interrompe seu trabalho: Assim como responder um e-mail logo que a mensagem chega à caixa de entrada atrapalha o avanço de uma tarefa e diminui a concentração, há um monte de fatores que interrompem e atrapalham o expediente: ligações em excesso, pausas demais e conversas com amigos são apenas alguns deles. É complicado neutralizar todas essas interrupções – até porque você pode parecer mal-educado fazendo isso – , mas um bom começo é listar essas interrupções e, na medida do possível, evitar que elas apareçam.

9) Tenha indicadores de produtividade: Para o especialista, é importante ter estatísticas do tempo gasto em cada tarefa do dia. "Por exemplo, vale levantar quantas horas são gastas em reuniões ou respondendo e-mails, e aí depois verificar se é possível otimizar esses processos e usar esse tempo na realização de outras tarefas."

10) Conte com a tecnologia: Para Barbosa, há alguns softwares que podem ser utilizados para se organizar e otimizar tarefas. Um dos mais conhecidos é o Evernote. O aplicativo, cujo slogan é "lembre-se de tudo", permite que o usuário possa salvar qualquer coisa, sejam ideias, textos, fotos e áudio. O programa é gratuito, mas tem uma versão premium que é paga – mas clientes da Vivo, por conta de uma parceria entre a operadora e o Evernote, não gastam nada para ter acesso a essa versão.

Dentre os aplicativos que otimizam a produtividade por meio de agendas e gerenciadores de tarefas, o especialista recomenda as plataformas Neotriad, RescueTime e Wunderlist.

Outro software interessante é o Zendesk, que reúne todas as comunicações dos clientes, sejam elas por e-mail, telefone e redes sociais, em um só lugar, o que facilita o atendimento ao consumidor. Para quem recebe toneladas de cartões de visita e acaba perdendo os papéis, outra dica é o Camcard. O aplicativo, disponível para iPhones e celulares com Android, fotografa os cartões, reconhece informações como nome, empresa e telefone e as transforma em dados, que podem ser acessados a qualquer momento.

Pequenas Empresas Grandes Negócios - 26/09/2013

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